Não perca 6 importantes dicas de transporte para eventos

Imagine que uma empresa está organizando o lançamento de sua nova linha de produtos em uma locação de luxo, porém de difícil acesso. Toda a produção está impecável, mas uma etapa importante do processo foi negligenciada: o transporte para eventos. Sem veículos disponibilizados para o translado, poucos convidados se arriscaram a ir por conta própria e a festa foi um fracasso.

Esse é só um exemplo de como o transporte pode ser imprescindível no planejamento e logística de um evento. Muitas vezes, ele é tratado apenas como um detalhe em relação às outras etapas. Mas a verdade é que sem a presença do público o evento perde a sua finalidade, não é verdade?

Parte do sucesso de um evento depende de assegurar que os convidados não sejam expostos a imprevistos desagradáveis no trajeto. Por isso, separamos algumas dicas para garantir que o transporte seja eficaz e todos cheguem bem ao local. Confira!

1. Conheça bem o seu público

O perfil do cliente define as particularidades do serviço oferecido. Essa é uma regra que se aplica a quase tudo no mercado e no transporte para eventos não é diferente. Por isso, avalie seus convidados antes de escolher o veículo que irá transportá-los.

Um grupo de estudantes e um time de executivos podem não ter as mesmas demandas, por exemplo. Enquanto o primeiro precisa que o foco seja na segurança, o segundo provavelmente estará interessado em veículos mais equipados onde seja possível trabalhar com comodidade.

Assim, analisar o perfil e se ater a detalhes, como o tamanho do grupo e a faixa etária, vão ajudar na decisão se é melhor escolher um veículo convencional, executivo ou de luxo. Cada uma dessas categorias traz itens e acessórios distintos, que podem ser necessários ou não para o tipo de público com que você está lidando: sistema multimídia, descanso de pernas, frigobar, etc.

2. Garanta o máximo de conforto

Apesar das diferentes categorias de transporte, todas devem ter uma coisa em comum: precisam oferecer o máximo de conforto possível no limite das suas especificidades. Garanta, pelo menos, que ninguém passe sede, calor ou frio durante o trajeto. Experiências ruins no percurso podem gerar uma impressão ruim e arruinar toda a programação que você preparou.

Uma boa estratégia para evitar transtornos é oferecer um número de assentos maior que o número de pessoas e ter um veículo reserva caso surja algum imprevisto. Se uma das pessoas do grupo (algum convidado VIP, por exemplo) quiser sair mais cedo, contar com um segundo veículo pode vir a calhar, pois não atrapalha a logística do restante do grupo.

Além de tudo isso, também procure saber se algum passageiro tem necessidades especiais que requerem a adaptação do veículo. Guias de turismo bilíngues para auxiliar no embarque e desembarque dos participantes também podem ser boas aquisições.

Caso o tempo de deslocamento seja muito grande, cai bem oferecer um lanche. A depender do grupo, atividades lúdicas e músicas leves podem ser interessantes para gerar diversão e tranquilidade.

3. Estabeleça um roteiro

Organização é uma palavra-chave no transporte para eventos. É fundamental respeitar horários para que tudo o que foi planejado seja cumprido e ninguém saia da experiência frustrado.

Sendo assim, estipule uma programação e a distribua para que todos fiquem cientes. É também uma forma de compartilhar a responsabilidade com todos os envolvidos. Caso alguém se atrase, você estará resguardado. Definir horários de partida e saída, além de um ponto de encontro, são medidas básicas para que o passeio flua melhor.

Também é preciso analisar a rota e verificar se o veículo passa com facilidade em todas as vias do trajeto. Assim, caso haja alguma surpresa no caminho, não será necessário procurar rotas alternativas e atrasar o cronograma.

4. Confira a quantidade de bagagem

Já alertamos que é melhor ter prudência e reservar assentos extras. Mas há outro detalhe que também precisa ser levado em consideração: a quantidade de bagagem que os passageiros carregam. Isso porque há um limite de peso que pode ser transportado nos veículos e desrespeitar essa regra pode ocasionar multas.

Procure saber previamente se as pessoas transportadas vão carregar toda a bagagem consigo ou se vão deixá-la em algum lugar, por exemplo. Isso facilita na logística de espaço/peso.

5. Contrate um serviço especializado e seguro

Pesquise! Antes de contratar algum serviço, cheque o histórico da empresa e se a documentação do veículo e dos profissionais de transporte está correta. O motorista deve possuir CNH na categoria “D”. Nela, deve vir especificado que ele tem certificação para dirigir transporte coletivo e que exerce atividade remunerada.

Também busque boas referências para se certificar de que está fazendo o melhor negócio. Afinal, o quesito segurança é o mais importante e colocar a integridade física dos passageiros em risco pode se tornar um problemão. Então, o melhor a fazer é investigar se a manutenção do veículo está em dia e se há seguro para cobrir eventualidades.

6. Elabore um “plano B”

Caso aconteça algum imprevisto com o serviço de transporte para eventos, você tem como assegurar que o passeio não será prejudicado? Falhas acontecem e o convidado precisa de garantias. Por isso, antes mesmo que os problemas aconteçam, pense em como pode solucioná-los.

Faça uma lista de alternativas, esteja munido com contatos de emergência (taxistas, transportadoras) e, se possível, tenha um veículo reserva que possa fazer o percurso de última hora. Esse preparo fará toda a diferença caso alguma coisa realmente aconteça, pois o organizador saberá lidar muito melhor com a situação de estresse e passará mais confiança aos convidados.

E então, se convenceu de que o transporte é parte fundamental na organização de um evento? Ele é tão importante quanto as outras contratações e pode influenciar bastante na percepção positiva ou negativa acerca dos organizadores.

Alguns veículos são mais indicados para fazer o transporte de eventos, como vans, micro-ônibus e ônibus executivos. Carros executivos e de luxo também são boas opções, a depender do tamanho do grupo e do seu perfil.

Você conhece alguém que está procurando soluções em transporte para eventos? Então, compartilhe estas dicas para que todo mundo fique esperto!

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