A organização de eventos é uma área que pode ser muito prazerosa, mas também pode render muita dor de cabeça, caso não haja um bom planejamento e uma equipe bem preparada.
Para que você saiba como evitar problemas, compartilhamos neste post 5 dicas de ouro para que seu evento seja um sucesso. Confira agora mesmo!
1. Faça listas de fornecedores
Seus fornecedores serão seus parceiros durante todo o evento e, de certa forma, serão também responsáveis por fazê-lo acontecer da melhor maneira possível. Pensando nisso, tenha sempre em mãos listas com empresas e pessoas de confiança.
Para construir essa lista, pesquise a reputação de seus fornecedores na internet e busque saber a opinião de outros colegas produtores sobre o trabalho deles.
Sites como o Reclame Aqui podem ser um bom ponto de partida para essa pesquisa, já que informam sobre problemas que outras pessoas tiveram e, assim, você pode evitar tê-los também.
Não ignore nunca esta dica, pois um fornecedor pouco comprometido pode marcar negativamente a imagem da sua produção. Sendo assim, invista sempre em qualidade.
2. Organize uma agenda de atividades
O trabalho da produção envolve diversas tarefas que, muitas vezes, acumulam-se e se atrapalham.
A melhor maneira de fugir dessa confusão é organizando todas as tarefas em um cronograma, anotando as metas a cumprir e os prazos para isso.
Para facilitar sua vida, já existem vários aplicativos especializados nisso, como o Google Agenda, que emite notificações para que você não se esqueça de seus compromissos e ainda permite compartilhá-los com toda a sua equipe.
Não se esqueça, também, de fazer uma checklist para marcar as atividades à medida que forem executadas. Essa é uma boa forma de acompanhar o desenvolvimento da produção.
3. Escolha sua equipe a dedo
Assim como os fornecedores, sua equipe é encarregada de estar ao seu lado na missão da organização de eventos.
Sempre que possível, então, escolha cada integrante pessoalmente, atentando para as experiências anteriores e para a capacidade de contornar possíveis problemas, principalmente para lidar com o público.
Depois de escolhidos, não se esqueça de realizar um treinamento em grupo, traçando claramente os objetivos de cada um e enfatizando as tarefas individuais a serem cumpridas.
4. Seja um bom líder
De nada adianta ter a melhor equipe se você não souber como liderá-la.
Mas lembre-se: ser um líder não significa ser mandão ou arrogante. Exercer uma boa liderança é ter a capacidade de atribuir tarefas, coordená-las, incentivar sua equipe e, às vezes, dar um puxão de orelha de maneira sutil.
5. Tenha em mente os objetivos
Antes mesmo de iniciar a produção, busque sempre compreender quais são os objetivos do seu cliente, questionando-o sobre o porte do evento, o público dele e a imagem que pretende transmitir.
Dito isso, guarde com você essa dica, que é a última, mas não menos importante: nunca perca de vista os objetivos da organização de eventos. Essa é uma maneira efetiva de evitar desvios no percurso ou acabar frustrando as expectativas de seu cliente.
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