Gestão de viagens corporativas: saiba como implantar

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Implantar uma gestão de viagens corporativas é algo muito relevante para as empresas contemporâneas. Isso se justifica pelo fato de ser necessário controlar e monitorar os gastos dos colaboradores que viajam a trabalho, a fim de que não ocorram exageros.

É preciso, portanto, definir as necessidades do funcionário da empresa no período em que estiver viajando, como orientar esses colaboradores sobre o que lhes é e não é permitido durante as viagens, adotar políticas de reembolso, etc.

Dessa forma, apresentamos as principais dicas que você deve levar em consideração ao implantar uma gestão de viagens corporativas. Confira!

Desenvolva uma política de viagens corporativas

Ter uma política para viagens corporativas é importante para que haja uma otimização no que se refere aos custos e ao bem-estar do colaborador durante o período em que estiver viajando a trabalho.

Você precisa incluir nos pacotes de viagem todo o translado, procedimentos de segurança, definição de valores de diárias para pagamento de hospedagem e alimentação, entre outros custos.

Tenha uma definição de reembolso

Muitas empresas, em vez de pagarem diárias para os colaboradores que estão viajando a trabalho, optam pelo reembolso. Nesse caso, o funcionário se responsabiliza por pagar as suas refeições, diárias em hotéis, entre outros gastos que forem necessários durante a estadia, recebendo um reembolso da empresa ao apresentar as notas fiscais do montante que gastou.

Para isso, no entanto, é preciso adotar restrições. A empresa pode definir uma quantidade X de refeições a serem pagas, por exemplo. Além disso, pode optar por não pagar telefonemas feitos no hotel para questões de cunho pessoal do colaborador.

Oriente bem os funcionários

Todas essas regras e normativas que as empresas têm sobre viagens corporativas precisam ser corretamente repassadas para os funcionários. Isso evita constrangimentos, como o colaborador deixar o seu carro em estacionamentos e a empresa não ter o hábito de pagar por esse tipo de serviço.

Então, tudo deve ser muito claro. É preciso esclarecer para os funcionários os serviços de hotel que ele pode usar, a quantidade de refeições que pode fazer por conta da empresa, etc.

Escolha uma empresa de confiança para prestação de serviço

Para garantir que tudo ocorra conforme o esperado e que as viagens corporativas tragam resultados positivos para a empresa — bem como proporcionem conforto para os colaboradores —, convém a contratação de uma empresa especializada na prestação desse tipo de serviço.

Esse tipo de prestador de serviço tem a expertise necessária para fechar pacotes em hotéis, capacitar os profissionais, orientar os colaboradores a respeito do que eles podem fazer seguindo a cultura e as diretrizes da empresa, entre outros detalhes.

Outra questão importante quando falamos em gestão de viagens corporativas é o transporte, um setor que também pode ser terceirizado com uma empresa especializada. Contratar um serviço profissional para seus funcionários realizarem os diversos translados de forma segura e prática, assegura otimização do tempo e maior conforto; consulte aqui.

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