Saiba como planejar um bom orçamento para viagem corporativa!

Um orçamento para viagem corporativa enxuto é o desejo de todo profissional que atua na área. O que poucos sabem é que isso pode ser conquistado de forma simples e prática, já que o segredo está em como o planejamento é realizado.

A forma mais eficaz, atualmente, de promover um bom planejamento é estar atento a pontos essenciais que permitem um maior controle financeiro e, consequentemente, economia.

Esses pontos também são fundamentais para proporcionar uma viagem muito mais segura tanto para o colaborador quanto para a empresa. Confira, então, algumas estratégias para reduzir os custos do orçamento para viagem corporativa.

Adote uma política de viagens

A principal estratégia para controlar o orçamento é contar com uma política. Essa nada mais é do que um documento que estabelece as diretrizes da viagem e que oferece segurança para todos os envolvidos.

Junto com a equipe financeira da empresa, o profissional deve estabelecer, por exemplo, o orçamento destinado a cada tipo de viagem, as formas de contratação dos serviços, os fornecedores que devem ser contratados e como realizar a comprovação dos gastos e do reembolso.

Planeje tudo com antecedência

Viagens planejadas com antecedência são financeiramente mais econômicas. Isso ocorre porque o organizador terá tempo para analisar os fornecedores, comprar preços e, dessa forma, fechar parcerias vantajosas.

Além disso, alguns serviços são ofertados com preços mais acessíveis quando comprados com antecedência. Uma pesquisa realizada pelo comparador de preços Mundi constatou que o período ideal para comprar uma passagem aérea é de dois a seis meses antes da viagem.

Faça pesquisa de preços

Atualmente, é possível fazer comparação de preços de forma muito simples. Temos a nossa disposição sites especializados em comprar preços tanto de hospedagens quanto de passagens aéreas.

Nesse sentido, usar tais ferramentas é uma ótima forma de encontrar serviços de qualidade e com preços que caibam no orçamento da empresa. Alguns sites que podem ser consultados são o Booking.com e o Skyscanner.

Negocie com os fornecedores

Outra forma eficiente de economizar é negociar com os fornecedores. Se você atua em uma empresa que possui um volume alto de viagens corporativas, essa estratégia é excelente.

As empresas que possuam alto volume de viagens corporativas podem destacar seus dados no momento de negociar com um fornecedor parceiro. É uma ótima estratégia de autovalorização e de negociação.

Isso porque muitos fornecedores atuam com a prática de reduzir os preços de forma progressista, ou seja, de acordo com o volume de contratação. Sendo assim, a empresa pode usar isso a seu favor e conseguir um excelente desconto.

Elabore relatórios das viagens

Não basta somente negociar e contratar serviços mais baratos. É preciso também analisar de forma prática os custos das viagens. Por isso, é necessário produzir relatórios.

Os documentos permitem que o gestor possa analisar se houve realmente economia, quais gastos podem ser reduzidos nas próximas viagens e identificar novas estratégias que permitam reduzir ainda mais os custos.

Agora que você já sabe como lidar com o orçamento para viagem corporativa, que tal aprender como promover uma boa gestão da viagem? Leia nosso artigo sobre como implantar uma gestão eficiente.