Descubra agora como escolher o melhor transporte para eventos

Preocupar-se com os detalhes ao contratar um transporte para eventos faz toda a diferença na segurança e no conforto dos convidados. Afinal, com um time empenhado em cuidar dos deslocamentos, é possível melhorar a logística do processo.

Deixar a locomoção nas mãos de uma equipe experiente também evita incômodos com atrasos, falta de espaço para bagagens e outros problemas. Assim, os organizadores ficam livres de preocupações para focar em pontos estratégicos da atividade.

Mas como encontrar a melhor empresa em meio a tantos fornecedores? É para ajudar você nessa missão que elaboramos um artigo repleto de dicas. Acompanhe e saiba como acertar na escolha!

Leve em conta o tipo de evento

Workshops, reuniões de negócios, congressos e outros encontros são frequentemente realizados por organizações que querem promover networking, treinar equipes ou proporcionar experiências enriquecedoras aos colaboradores.

Acontece que cada tipo de atividade demanda um local, estrutura e programação específicos. Uma palestra combinada com um tour pela cidade, por exemplo, terá um roteiro bem diferente de uma feira na qual todos os expositores ficarão concentrados dentro da mesma instalação.

Portanto, é fundamental que você leve em conta a proposta do evento para saber quais serviços serão necessários. As opções podem incluir desde os famosos aplicativos até empresas especializadas em transporte executivo (com frota própria ou terceirizada).

Considere o tamanho e perfil do público

Oficinas com foco em educação corporativa tendem a atrair um público mais específico, ao passo que conferências que envolvem diversos temas se tornam atrativas para pessoas com interesses variados.

Tenha em mente que o tipo de atividade proposta para o encontro determina o perfil dos convidados e, a partir disso, procure o serviço mais adequado. Para um grupo de colaboradores, por exemplo, uma viagem a trabalho ficará mais confortável com um ônibus espaçoso, que tenha ar-condicionado e sistema multimídia.

Em trajetos mais curtos, o transporte para eventos pode ser mais simples. De todo modo, é essencial verificar se o veículo comporta a quantidade de pessoas que confirmaram presença. Considere, além do número de poltronas, o espaço necessário para guardar os pertences de todos os passageiros.

Pesquise e compare diferentes empresas

Esse passo é básico, mas exige paciência, para que traga bons resultados. Muitas pessoas ainda cometem o erro de fechar com a primeira empresa que conhecem, seja por meio de buscas na internet ou a partir da indicação de um amigo, familiar ou colega de trabalho.

É claro que as opiniões de pessoas em que você confia são importantes, mas nem sempre a opção apontada terá condições de atender às necessidades dos seus eventos. Nesse sentido, levante nomes de empresas que ofereçam os serviços desejados e, em seguida, compare os benefícios.

Acesse o site de cada uma, leia o histórico e trajetória da marca, verifique o tempo de mercado e os clientes com os quais já trabalhou, entre outras informações. Alguns depoimentos do público nas redes sociais e em páginas de avaliação também são úteis.

Informe-se sobre os serviços oferecidos

Ainda no site da empresa, observe as descrições e os detalhes dos serviços oferecidos. Muitos fornecedores oferecem diferenciais que compensam o investimento, garantindo que você tenha a chance de organizar eventos incríveis para o público de interesse.

Em alguns casos, principalmente para atividades que envolvam uma grande quantidade de pessoas, pode ser interessante contar com uma empresa que cuide de toda a logística do transporte. Isso inclui a elaboração de rotas (considerando os horários e localização de hotéis), análise da malha aérea, orientação dos convidados, organização de transfer, entre outras ações.

Muitos serviços também disponibilizam coordenadores, recepcionistas e motoristas bilíngues — o que é ótimo para ampliar o alcance do evento e torná-lo agradável ao grupo. Outros diferenciais que você pode buscar são atendimento 24h (para obter ajuda em caso de imprevistos) e material gráfico, para encantar os participantes com a parte visual do evento.

Avalie as condições da frota

Outro aspecto a ser considerado na procura por transporte para eventos é a condição da frota. Para sanar dúvidas, entre em contato com a empresa de seu interesse e pergunte quais veículos estão disponíveis.

Dependendo do porte do evento, do número de pessoas envolvidas e das rotas necessárias, você precisará de modelos específicos de automóveis. Podem ser vans, carros e até micro-ônibus, contanto que proporcionem conforto e segurança aos passageiros.

Também verifique, junto aos atendentes, se a manutenção dos veículos está em dia e se os motoristas cumprem as obrigações para exercer esse tipo de serviço (CNH categoria “D” e certificação de “transporte coletivo” como atividade remunerada, por exemplo).

Por fim, não se esqueça de pensar em acessibilidade. Afinal, se entre os integrantes do evento houver idosos ou pessoas com deficiência, será preciso contar com veículos adaptados para atender a esses grupos. Como diferencial, muitos desses carros são acompanhados de profissionais treinados para lidar com eventuais dificuldades.

Viu como é importante se preocupar em contratar uma empresa que seja referência no mercado de transporte para eventos? Dessa forma, tanto viagens longas quanto trajetos curtos serão positivos e trarão ótimas lembranças aos participantes. Vale a pena dedicar um tempo em pesquisas e investir no melhor!

A Belatur Turismo é especializada em transporte para eventos, mas também atua em transfers, fretamentos, viagens e excursões, transporte para pessoas e outros serviços. Para conferir todos os detalhes e encontrar a opção certa para você, basta acessar o nosso site!