O planejamento de evento é a fase inicial para uma data de sucesso. É nessa etapa que serão definidos orçamento, programação, transporte e logística, entre outros elementos.
Ter todos esses itens organizados, bem como o responsável e o prazo para a realização de cada um, será imprescindível para que a ação ocorra da melhor forma possível. Além disso, é importante lembrar que cada evento tem as suas características, portanto, é preciso dar atenção a todos os detalhes.
No texto a seguir, mostraremos alguns passos para um bom planejamento de eventos. Se você tem dúvidas sobre o assunto, continue a leitura e saiba mais!
1. Objetivo do evento
Ao definir o perfil do público e os objetivos com a data, você conseguirá estipular ações mais adequadas para o sucesso. Um evento corporativo para clientes, por exemplo, pode ter o objetivo de gerar novos negócios. Já uma ocasião para o público interno pode buscar o aumento da motivação da equipe ou aprofundar o conhecimento dela.
2. Orçamento
O levantamento dos custos é outro passo essencial do planejamento de evento. Assim, você saberá quais serão os valores envolvidos e o investimento necessário por parte da empresa.
Após definir o estilo do evento e a quantidade média de participantes, pense na estrutura e comece a cotar fornecedores, analisando custos com espaço, decoração, alimentação, atrações, entre outros.
3. Transporte e logística
O transporte e a logística são significativos para o planejamento de qualquer evento. Afinal, convidados, palestrantes, fornecedores, equipamentos e materiais precisam estar no local no prazo correto.
Diante disso, é imprescindível ter um profissional para comandar toda a logística, sendo responsável pelo transporte dos convidados, fluxo de pessoas, entrega de materiais e equipamentos, processo de montagem, entre outras etapas.
Em relação ao transporte de convidados, contar com empresas adequadas para realizar essa atividade será essencial para evitar atrasos e não comprometer a programação e a experiência do público, por isso, o fornecedor deve ser selecionado com cuidado.
4. Cronograma
A definição do cronograma é mais um dos passos do planejamento de evento. Nessa etapa, você deve estipular o prazo para a realização de todas as atividades operacionais relacionadas a data. Contratação de palestrante, locação de espaço, montagem da lista de convidados, transporte e ações de divulgação são alguns exemplos disso.
Seguir o cronograma e mantê-lo atualizado será significativo para minimizar erros e atrasos durante a execução do evento. Por isso, dê atenção a ele.
5. Comunicação e divulgação
Por fim, não se esqueça de planejar as ações de comunicação e divulgação, o que pode envolver site, redes sociais, materiais de comunicação, convites e e-mail marketing.
Essas ferramentas ajudam no compartilhamento de informações como local, data e programação, além de manter um relacionamento com os participantes. Contudo é necessário que elas sejam adequadas ao perfil do público e apresentem dados claros e atualizados.
Esses são os principais itens que você deve incluir no planejamento de evento. Ao organizá-los com atenção, as chances do seu evento fornecer uma boa experiência ao público e alcançar os objetivos desejados são ainda maiores!
Gostou do texto? Quer mais dicas sobre o assunto? Então assine gratuitamente a nossa newsletter para receber outros conteúdos!
Veja aqui o que fazer para se ocupar no aeroporto de florianópolis!
Empresa de transfer: saiba como escolher a melhor para sua viagem!
Não perca 4 eventos em Florianópolis para 2019!
Afinal, como o Translado Executivo melhora a logística de eventos?
Hey,
o que você achou deste conteúdo? Conte nos comentários.